Privacyverklaring

Introductie
Wij hechten eraan u duidelijkheid te geven over de manier waarop Ubbink NV (hierna ook aangeduid als “wij”, “ons” of “onze”) met uw persoonsgegevens omgaat. In deze privacyverklaring informeren wij u hierover. Deze privacyverklaring  geldt voor alle personen, onder meer klanten, bezoekers van de website, ontvangers van nieuwsbrieven, van wie wij persoonsgegevens verwerken, met uitzondering van personen die werkzaam zijn bij Ubbink.
 

1) Voor welke doeleinden gebruiken we uw informatie?

We vragen u uw persoonsgegevens met ons te delen voor de volgende doeleinden:
  • Het  uitvoeren  van een overeenkomst zoals het leveren van producten en diensten.
Indien u een offerte opvraagt of een overeenkomst met ons aangaat, worden daarbij in ieder geval uw contactgegevens gevraagd. Ook andere persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, afhankelijk van de aard van de overeenkomst. Voorts worden de gegevens gebruikt voor facturatie van de geleverde producten/ verleende diensten.
 
  • Het onderhouden van contact met u (klantbeheer).
Uw contactgegevens worden bijgehouden in ons klantsysteem en kunnen worden gebruikt voor onder meer het verzenden van nieuwsbrieven, updates, uitnodigingen voor events en seminars en het toezenden van informatie die u aan ons hebt gevraagd.
 
  • Het beantwoorden van vragen of het oplossen van product- of diensten klachten, alsmede het informeren over de status hiervan.
     
  • Het verbeteren van onze product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties.
Wij vinden het belangrijk u te benaderen met informatie die voor u relevant is. Om dit mogelijk te maken, combineren en analyseren wij de bij ons beschikbare persoonsgegevens. Op basis daarvan bepalen we welke informatie en kanalen relevant zijn en welke momenten het meest geschikt zijn voor het verstrekken van informatie of het tot stand brengen van contact. Bij marketingacties verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens. Indien wij van u een persoonlijk, individueel klantprofiel zouden willen aanleggen, zullen wij daarvoor uw voorafgaande toestemming vragen. Indien u later deze toestemming zou willen intrekken, is dat altijd mogelijk.
 
  • Het verbeteren en beveiligen van deze website en IT-systemen.
     
  • Het maken van gebruikersstatistieken. 
De gebruikersstatistieken van de website stellen ons in staat een beeld te krijgen van onder meer de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het click-gedrag. Het betreft generieke rapportages, zonder informatie over individuele personen. De verkregen informatie gebruiken wij om de website te verbeteren.
 
  • Toegangscontrole en bedrijfsbeveiliging.
Indien u ons bedrijfspand bezoekt, noteren wij bij aankomst uw naam. Ook worden er aan de buitenzijde en in het het bedrijfspand camerabeelden gemaakt. Wij doen dit om bij calamiteiten te weten wie zich in het gebouw bevinden en om te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot het gebouw.
  • Gebruikmaken van ons wifinetwerk
Tijdens een bezoek aan ons bedrijfspand kan u gebruikmaken van wifi. Zodra u bent ingelogd op ons wifinetwerk, worden er automatisch gegevens verzameld zoals het identificatienummer (MAC-adres) van uw apparaat. Deze gegevens worden in beginsel na een jaar verwijderd en gebruiken wij alleen om eventueel misbruik te voorkomen. Mochten er illegale activiteiten plaatsvinden vanuit ons wifinetwerk, dan kunnen we de toegang van het apparaat waarmee je gebruikmaakt van ons wifinetwerk blokkeren.
  • Om op ons rustende wettelijke verplichtingen na te komen
 
Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden die wij u hebben verteld. Wanneer wij uw gegevens gebruiken voor andere (nauw verwante) doelstellingen, worden extra maatregelen voor gegevensbescherming ingebouwd indien dit wettelijk is vereist.
 

2) Op welke “rechtsgronden” verwerken wij uw gegevens?

De verwerking van uw gegevens baseren wij op volgende rechtsgronden:
  • Het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst met u.
  • Het nakomen van een wettelijke verplichting.
  • U heeft ons toestemming gegeven voor het verwerken.
  • Het waarnemen van onze gerechtvaardigde belangen of de rechtmatige belangen van derden.
Als wij uw toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken en u hebt deze toestemming verleend, dan hebt u ook altijd weer het recht om de toestemming in te trekken. Indien wij persoonsgegevens verwerken op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang, mogen we geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy.  Zo gebruiken wij bijvoorbeeld uw contactgegevens voor het verzenden van nieuwsbrieven en informatiemateriaal en om u uit te nodigen voor promoties en evenementen.
Bij deze marketingacties verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens van u. Indien wij van u een persoonlijk, individueel klantprofiel zouden willen aanleggen, zullen wij daarvoor uw voorafgaande toestemming vragen.
 

3) Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, persoonsgegevens gegeneerd tijdens uw bezoek aan onze website of ons bedrijfspand en persoonsgegevens die wij hebben ontleend uit andere bronnen, zoals openbare zakelijke websites.
 
Wij kunnen de volgende door uzelf verstrekte persoonsgegevens verwerken: 
  • Contactgegevens en andere persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst, bijvoorbeeld een koop/verkoop overeenkomst;
  • Contactgegevens en andere persoonsgegevens ingevuld op contactformulieren en andere webformulieren;
  • Contactgegevens verstrekt tijdens kennismakingsgesprekken, events, seminars, etc. zoals gegevens vermeld op visitekaartjes.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verzamelen die worden gegenereerd door onze website,  met inbegrip van maar niet beperkt tot:
  • Uw cookie-ID;
  • Uw webbrowser;
  • Uw locatie;
  • De webpagina's die u op onze websites bezoekt;
  • De advertenties die u bekijkt of doorklikt.

Wij kunnen uw persoonsgegevens tevens verkrijgen uit andere bronnen:
 
  • Persoonsgegevens die beschikbaar zijn als u klant bent bij een groepsvennootschappen of partners van ons;
  • Persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel of andere openbare registers;
  • Persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke websites of zakelijke Social Media platforms
 
De persoonsgegevens verkregen uit deze bronnen zullen wij uitsluitend verwerken, indien dit wettelijk is toegestaan en overeenkomt met het doel waarvoor deze informatie is verstrekt.
 

4) Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk is voor het bereiken van de hiervoor genoemde doelen, of om aan wet- en regelgeving te voldoen.
Na het verstrijken van de bewaarperiode wissen we de gegevens die we niet meer nodig hebben, tenzij we deze gegevens nog langer dienen te bewaren vanwege juridische procedures.
 

5) Uw persoonlijke gegevens delen met anderen

We kunnen uw persoonsgegevens delen met serviceproviders, zakenpartners en andere derde partijen, in overeenstemming met de geldende wetgeving.
 
Wij verstrekken uw persoonsgegevens alléén aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid  van uw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze bewerkingen.
 

6) Doorgifte buiten de (Europese Economische Ruimte) EER

Het kan soms nodig zijn uw persoonsgegevens door te geven aan partijen gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld aan onze groepsvennootschappen die gevestigd zijn buiten de EER in verband met de uitvoering van een overeenkomst.
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens uitsluitend worden doorgegeven aan partijen buiten de EER indien een passend niveau is gewaarborgd voor de bescherming van de persoonsgegevens of indien een specifieke afwijking van toepassing is.
 

7) Automatische besluiten/profilering

Automatische besluiten zijn beslissingen over u die gemaakt worden door computers, en niet (meer) door mensen. Heeft een beslissing juridische gevolgen voor u? Of kunt u daar last van hebben? Dan mogen we geen automatische besluit over u nemen. Tenzij dit in het kader van een met ons gesloten overeenkomst gebeurt, als de wet dit toestaat of als u zelf toestemming geeft. In die situaties heeft u recht op overleg met iemand van ons. En u heeft het recht om bezwaar te maken. Ook kunt u ons vragen om het besluit niet meer door computers te laten nemen.
Wij maken geen gebruik van deze volledige automatische besluiten die voor u gevolgen hebben of waar u last van kunt hebben.
 

8) Uw rechten

De algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”) geeft u onder andere de mogelijkheid om de persoonsgegevens die wij van u bewaren, in te zien, te vragen of wij die willen verwijderen of om aan te geven dat u deze gegevens wilt corrigeren of aanvullen. U hebt ook het recht beperking van de verwerking te vragen of daartegen bezwaar te maken. Tenslotte hebt u het recht om de door ons bewaarde, op u betrekking hebbende persoonsgegevens op te vragen in het kader van dataportabilitieit.

9) Links naar andere websites

Wanneer u onze website bekijkt, komt u voor uw gemak en ter informatie mogelijk links naar andere websites tegen. Deze websites worden wellicht niet door ons beheerd en zijn mogelijk voorzien van een eigen privacyverklaring of -beleid. Wij raden u nadrukkelijk aan deze te lezen, zodat u begrijpt hoe uw persoonsgegevens in relatie tot deze sites worden gebruikt. Wij zijn noch verantwoordelijk voor de inhoud van sites die geen eigendom van ons zijn en niet onder ons beheer vallen, noch voor het gebruik of het privacy beleid van die sites.
 

10) Hoe we uw persoonlijke gegevens beschermen

Wij erkennen onze verantwoordelijkheid voor de bescherming van de persoonsgegevens die u ons toevertrouwt, tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. Wij maken gebruik van verschillende beveiligingstechnologieën en organisatorische procedures voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij passen bijvoorbeeld toegangsbeheer toe, gebruiken firewalls en beveiligde servers, en coderen bepaalde typen gegevens, zoals financiële informatie en andere gevoelige gegevens.
 

11) Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens?

Ubbink NV, Jan Samijnstraat 9 te 9050 Gentbrugge is de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
 
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact op met privacy@ubbink.be.
 
Ook als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, helpen wij graag en zoeken we samen een oplossing. Komen we er onverhoopt samen niet uit? Dan heeft u op grond van de privacywetgeving het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder  “Privacy Commissie”.
 

12) Veranderingen

Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die we van u vragen en de wijze waarop we uw persoonsgegevens gebruiken. Ook kan regelgeving wijzigen. In dat geval zullen we deze privacy verklaring aanpassen. We nodigen u daarom uit de privacy verklaring regelmatig te checken, zodat u geïnformeerd blijft. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u hierop ook via onze website attent maken.
 
Deze privacyverklaring is per 25 mei 2018 in werking getreden.
Copyright © 2013 Ubbink
Back to top